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4.18 績效信息的收集
- 發(fā)布人：admin 發(fā)布時(shí)間：2017-08-25 11:17
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第四章 績效管理實(shí)施障礙及對(duì)策
第三節(jié) 績效管理實(shí)施技巧
二、績效輔導(dǎo)溝通與信息收集
（二）績效信息的收集
1. 績效信息收集的目的
績效信息的記錄和收集是績效管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，很多績效管理失敗的原因就在于績效信息的不準(zhǔn)確以及考核評(píng)價(jià)的隨意性。準(zhǔn)確、及時(shí)的績效信息對(duì)績效考核的順利實(shí)施具有重要意義。
（1）提供績效考核評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)依據(jù)
績效管理一般以年度、季度或月度為周期進(jìn)行。在績效評(píng)估時(shí)，需要對(duì)員工的各個(gè)關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，因此相關(guān)的考核信息數(shù)據(jù)就是考核評(píng)價(jià)公正、客觀的基礎(chǔ)。
（2）發(fā)現(xiàn)員工績效問題并提出績效提升的意見和建議
通過對(duì)員工的績效進(jìn)行記錄和收集，可以發(fā)現(xiàn)員工績效方面存在的問題。通過和其他優(yōu)秀員工的對(duì)比，可以提出改進(jìn)的績效目標(biāo)。例如，當(dāng)管理者對(duì)員工說“你在這個(gè)方面做的不夠好”或者“你在這個(gè)方面還可以做的更好一些”時(shí)，就需要結(jié)合員工本人的具體事例以及優(yōu)異員工的事例來增強(qiáng)說服力，這樣會(huì)讓員工清楚地看到自己存在的問題以及與優(yōu)秀員工的差距，有利于員工改進(jìn)和提高績效。
（3）研究員工績效優(yōu)異或低下的深層次原因，總結(jié)、推廣經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)
對(duì)績效信息的記錄和收集可以使管理者掌握績效優(yōu)異和績效低下的關(guān)鍵事件，可以探詢績效優(yōu)異或績效低下的深層次原因。發(fā)現(xiàn)績效低下者的真實(shí)原因，并有針對(duì)性地進(jìn)行培訓(xùn)，總結(jié)并推廣績效優(yōu)異者的成功經(jīng)驗(yàn)，可以提高整體員工的績效。
2. 績效信息的來源
不同的來源可能會(huì)得到不同的績效信息。績效信息的來源可以有多種途徑，包括考核者記錄收集、其他相關(guān)部門記錄收集、被考核者記錄收集以及由第三方獨(dú)立機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集等。
被考核者記錄和收集績效考核信息可能會(huì)導(dǎo)致信息的不真實(shí)，在以下兩種情況下可以減少這種不真實(shí)的發(fā)生：一、績效考核者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)下屬工作的了解，做到對(duì)下屬工作非常清楚，使下屬不敢造假；二、采取過程性考核指標(biāo)來進(jìn)行評(píng)價(jià)，被考核者收集信息的意義主要在于先對(duì)自己這方面的工作做一簡單評(píng)價(jià)，而對(duì)于考核者來說，這方面的信息只是評(píng)價(jià)的參考意見，如果發(fā)現(xiàn)被考核者的自我評(píng)價(jià)有較多水分，那么可以對(duì)被考核者該項(xiàng)指標(biāo)打個(gè)較低的分?jǐn)?shù)做為懲罰，并在績效考核面談時(shí)與被考核者進(jìn)行充分溝通，使被考核者明白下次要如實(shí)地評(píng)價(jià)自己的工作。
3. 績效信息收集的方法和內(nèi)容
（1）信息收集的方法
信息收集和記錄是績效管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，這項(xiàng)工作的好壞對(duì)績效管理的效果具有非常重要的影響。收集績效信息的方法有工作記錄法、定期抽查法、檢查扣分法、關(guān)鍵事件記錄法等。
對(duì)于生產(chǎn)、銷售、服務(wù)有關(guān)方面數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)限等指標(biāo)，按照規(guī)定由相關(guān)人員填寫原始記錄單，并定期進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，獲得績效考核有關(guān)信息，這是工作記錄法。為了保證上述信息的真實(shí)有效性，管理者可以對(duì)上述信息進(jìn)行抽查，保證記錄的真實(shí)性，這是定期抽查法。
檢查扣分法是針對(duì)關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)中出現(xiàn)錯(cuò)誤進(jìn)行扣分事項(xiàng)，對(duì)有關(guān)工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)一次錯(cuò)誤記錄一次，以便為考核期末績效考核提供原始信息。
關(guān)鍵事件記錄法是針對(duì)員工特別突出或異常失誤的情況進(jìn)行記錄。關(guān)鍵事件的記錄有助于管理者對(duì)員工的突出業(yè)績進(jìn)行及時(shí)的激勵(lì)，對(duì)員工存在的問題進(jìn)行及時(shí)的反饋和糾偏。
（2）信息收集的內(nèi)容
信息收集不可能將員工所有的績效表現(xiàn)都記錄下來，應(yīng)該確保所收集的信息與關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)密切聯(lián)系。根據(jù)信息來源不同，信息可以分為來自業(yè)績記錄信息（如工作目標(biāo)或工作任務(wù)完成情況的信息）、管理者觀察到的信息（如工作績效優(yōu)異或低下的突出行為表現(xiàn)）以及來自其他人評(píng)價(jià)的信息（如客戶反饋的積極或消極信息）等。
為了使績效數(shù)據(jù)收集制度化，可以由人力資源部門匯總各部門應(yīng)該提供的考核指標(biāo)信息，提交給相關(guān)部門；在績效期末，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)提供相關(guān)信息，保證績效考核的順利進(jìn)行。
4. 績效信息收集注意事項(xiàng)
（1）員工應(yīng)該參與信息收集的過程
績效管理的主要目的是為了提高員工的工作績效，績效管理是管理者和員工的共同責(zé)任，因此員工應(yīng)該自己收集相關(guān)績效信息或者參與相關(guān)信息的收集過程。員工參與信息的收集過程，一方面可以及時(shí)對(duì)工作進(jìn)行調(diào)整，有利于績效目標(biāo)的完成；另一方面管理者依據(jù)員工參與收集的信息與員工進(jìn)行溝通時(shí)，員工會(huì)容易接受這些事實(shí)。
對(duì)于某些信息，可以由員工自己收集記錄，最后報(bào)管理者抽查審核；還有一些信息是管理者發(fā)現(xiàn)并掌握的，例如工作出現(xiàn)差錯(cuò)等信息，這時(shí)管理者應(yīng)及時(shí)將這些信息向相關(guān)員工進(jìn)行通報(bào)，這樣一方面可以對(duì)員工的工作及時(shí)進(jìn)行輔導(dǎo)、糾正，另一方面績效期末員工也易于接受這些績效信息。
（2）收集信息要有目的
信息收集是一項(xiàng)耗時(shí)、費(fèi)力的工作，要占用大量的人力、物力和時(shí)間，因此一定要搜集那些對(duì)績效管理非常有必要的信息。有些過程信息可以不去關(guān)注，而直接關(guān)注最終結(jié)果；有些重要的過程信息，可以用關(guān)鍵事件記錄法來記錄；對(duì)于重要的結(jié)果信息，一定要如實(shí)記錄。
信息收集可以針對(duì)關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)中的相關(guān)內(nèi)容，組織相關(guān)人員進(jìn)行記錄、收集。
（3）抽查是核對(duì)信息真實(shí)性的好辦法
很多信息是員工自己記錄的，而且管理者也沒有太多的時(shí)間、精力來做信息的記錄與收集工作，因此員工在做工作記錄或收集績效信息時(shí)往往會(huì)有選擇地記錄和收集信息，甚至?xí)峁┨摷傩畔ⅰＶ萍s員工這種行為傾向的好辦法就是抽查，對(duì)抽查中發(fā)現(xiàn)的故意提供虛假信息的行為，要進(jìn)行嚴(yán)厲的懲罰。
（4）信息記錄應(yīng)把事實(shí)與推測區(qū)分開來
應(yīng)該記錄事實(shí)的績效信息，而不應(yīng)記錄對(duì)事實(shí)的推測。通過觀察可以記錄員工的行為，但行為背后的動(dòng)機(jī)和原因往往是推測的，很可能是不可靠的。例如，員工近期工作經(jīng)常遲到、早退，而且效率低下，不能按期完成任務(wù)，上述內(nèi)容就是事實(shí)記錄；但是如果進(jìn)行推測記錄員工積極性降低、業(yè)務(wù)水平不高就是簡單推測，因?yàn)楹芸赡苁且驗(yàn)槠渌蚶缂抑谐霈F(xiàn)變故等，而導(dǎo)致工作績效低下的。
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